Réussir 96% de vos meetings en appliquant les »Robert’s Rules of Order »

15 octobre 2021

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Bien qu’elles soient longues et complexes en apparence, les Robert’s Rules of Order facilitent le bon déroulement des réunions en donnant aux membres des procédures convenables et démocratiques pour discuter et prendre des décisions en groupe.

Vendredi 15 octobre 2021 ((rezonodwes.com))–

En général, 90% des meetings auxquels nous participons finissent en queue de poisson. Elles en finissent ainsi parce que peu de participants parlent trop et trop de participants ne parlent même pas. Quand la majorité des participants ne peuvent pas être entendus, ils deviennent frustrés. Dans ce cas, soit qu’ils se forcent à parler pour se voir être pas limités dans leurs interventions ou soit qu’ils laissent les rencontres. Lorsqu’ils laissent les rencontres, ils ne reviennent pas. Les rencontres finissent en queue de poisson parce qu’aussi, quoiqu’elles aient un agenda, elles ne suivent pas les règles qui respectent le temps et l’opinion des participants. Voici pour vous les Robert’s Rules of Order pour vous permettre de réussir 96% de vos rencontres.

Salut, Professor Rousseau. Dans cette rubrique, je vous explique les Robert’s Rules of Order. Elle est une technique parlementaire qui vous donne l’allure d’être professionnel et organisé. Les 5 termes que vous allez retenir sont le statut, le quorum, les motions, le vote et l’ajournement, mais nous allons passer beaucoup plus de temps sur les motions et le vote.

Les Robert’s Rules of Order donnent des démarches aux organisations pour mener leurs rencontres de manière équitable et efficace. Ces démarches permettent aux organisations de respecter et de prendre en compte les droits de chaque participant. Pour Robert ces démarches sont des procédures parlementaires. Pour bien commencer et bien finir une rencontre et pour encourager vos invités à participer et à retourner pour de d’autres rencontres, vous n’avez besoin de connaître que cinq concepts de base des règles de Robert.

Statuts et Quorum

Les statuts sont l’ensemble des droits et obligations juridiques qui lient les membres d’une organisation. Ils énoncent les règles à suivre pour voter, pour élire les boards et pour exécuter les projets parmi tant d’autres. Les statuts énoncent en outre les quorum qui se définit comme le nombre de membres qui doivent être présents pour commencer une rencontre. Ils énoncent aussi les protocoles pour mener ou discuter les points de l’agenda. Selon Robert, les discussions ou les points d’agenda sont des motions et les participants doivent voter chaque motion avant d’introduire ou de faire une nouvelle.

Motions

Les motions sont les points de discussion. Les Robert’s Rules of Order recommandent des commandes pour qu’un sujet soit discuté et voté lors des réunions. Par exemple, quand les membres vont discuter le financement d’un projet, celui qui va introduire le sujet dira “Je propose que nous discutions sur un budget pour financer un tel programme” Pour que ce projet soit discuté, au moins un membre doit soutenir cette motion. A ce stade, l’introducteur de la motion demandera un “Appuyé.” Le groupe ne discutera pas d’une motion qui ne reçoit aucun “Appuyé.” Dans ce cas, cette motion est mise de côté ou “déposée” jusqu’à la prochaine réunion. Par conséquent, le groupe demande beaucoup plus de temps ou plus d’informations avant de voter.

Quand une motion reçoit un “Appuyé,” elle est introduite pour discussion ou débat. Durant le débat, elle peut être reportée indéfiniment. Dans ce cas, la motion est “tuée.” N’importe quel membre peut appliquer cette tactique. Ce membre utilisera le protocole “Je propose de reporter indéfiniment…”

Une motion peut aussi être “Modifiée. » Cette tactique est exercée quand un membre n’aime pas la façon dont la motion a été introduite ou proposée. Ce membre utilisera “« Je propose d’amender la motion de financer un programme social en “élaborer” un budget pour recruter de nouveaux agents.”

Une motion peut être “Commise ou Engagée.” Ce point est utilisé pour demander la création d’un comité pour préparer un rapport sur la motion. “Je propose qu’un comité de trois membres soit formé pour travailler sur un plan de levée de fonds.” Lors de la prochaine réunion, le comité est tenu de préparer un rapport sur la motion engagée. S’il existe un comité approprié, la motion est renvoyée à ce comité. Dans le cas contraire, un nouveau comité est créé.

Une motion peut être “Mise en Question.” Elle est utilisée pour mettre fin immédiatement à un débat quand aucun signe de résolution n’est en vue. Le membre qui le demande dira “J’appelle et je requiert un appuyé que cette motion soit mise en question ou que le débat relatif à cette motion soit clos.”

Enfin, une motion peut-être “Déposée.” Une motion est déposée quand les membres veulent mettre de côté un sujet en cours de manière pour qu’elles soient examinées plus tard dans la réunion ou à un autre moment. Le requérant dira “Je propose de remettre cette discussion à la prochaine réunion. En attendant, nous obtiendrons plus d’informations afin que nous puissions mieux discuter de la question. »

Votes

Après qu’un vote ait eu lieu, aucune autre discussion n’est autorisée sur la motion. Toutes les motions nécessitent une seconde ou un “appuyé” avant que président les mettent au vote pour être discutées pour être acceptées par la majorité des membres du quorum. Après que le débat soit clos ou que chaque membre ait été invité “reconnu” pour donner leur avis ou que les membres ne souhaitent plus poursuivre la discussion, le président met la motion au vote. Lorsqu’une motion est votée, elle est adoptée si le nombre de membres présents qui la soutient est supérieur au nombre de membres présents qui ne la soutiennent pas. Les membres qui sont à la réunion mais qui s’abstiennent de voter sont exclus du décompte. Toutes les motions exigent une majorité simple (50 pour cent plus 1) pour être acceptées et exécutées sauf l’amendement qui nécessite le soutien d’une majorité des deux tiers des votants.

Voici un exemple en termes réels : Dix membres sont présents lors d’une réunion. Le quorum est fixé à huit, il y a donc suffisamment de participants pour commencer la rencontre. Sur une motion en particulier, cinq personnes votent pour, deux contre et trois s’abstiennent. Ce mouvement passe 5 à 2.

Ajournement

L’ajournement est aussi une motion faite pour mettre fin à une rencontre. La manière formelle de mettre fin à une réunion est par une motion d’ajournement. Comme toutes les motions, celle-ci doit être appuyée, puis le reste des membres présents s’accorde par vote vocal. Le secrétaire doit consigner l’heure de l’ajournement au procès-verbal.

Résumé

Contactez-moi si vous avez besoin de l’enregistrement de ma dernière rencontre, si vous voulez savoir les différents points que vous pouvez évoquer durant les débats ou si vous voulez avoir une cheat sheet des Robert’s Rules of Order. Entre-temps, voici l’agenda à utiliser comme référence pour mener une rencontre effective.